Gestionemos Lecciones Aprendidas

Se suele definir buena práctica como una actuación o experiencia que, persiguiendo unos objetivos determinados, ha dado con una metodología o procedimientos que resultan apropiados o aconsejables para conseguir unos resultados positivos, demostrando su eficacia y utilidad en un contexto concreto.

Se relaciona con conceptos del tipo “digna de ser imitada”, o con “aquello que funciona para conseguir un fin.”

Pero… ¿sólo aprendemos de lo positivo?, ¿la descripción de un proceso asegura su aplicación en otro lugar, momento o contexto?

Las buenas prácticas que han sido efectivas para unas empresas no aseguran un cambio en otras empresas. Lo que ha funcionado bien en una empresa, ¿por qué no somos capaces de conseguir que funcione en la nuestra?

Para que se produzcan cambios en nuestra organización y trabajemos desde la innovación, tenemos que dar paso en lugar de buenas prácticas, a la introducción, en la estrategia de nuestra empresa, de sistemas de lecciones.

Las lecciones son aprendizajes que han ido ocurriendo durante el desarrollo de una actividad y que han surgido a partir de tareas en las que ha habido una diferencia entre lo que se esperaba con lo que al final ha ocurrido. Puede ser una diferencia positiva o negativa, las cosas podían haber salido mejor o peor de lo que se había previsto. En esos momentos es cuándo tendremos que preguntarnos ¿Qué hemos aprendido? ¿Qué debemos hacer en actividades futuras para evitar dificultades o repetir el éxito?

Según el experto en Gestión del Conocimiento Tom Young. debemos diferenciar, para poder gestionar lecciones, entre:

  • Lección identificada: una experiencia analizada que permite incidir en una tarea u objetivo
  • Lección aprendida: cambio en la organización basado en el aprendizaje.
  • Sistemas de aprendizaje de la lección: enfoque metodológico mediante el cual se identifican y aprenden las lecciones para mejorar el rendimiento de la empresa.

Las lecciones identificadas, se publican y se hacen accesibles a la organización. Pero necesitan de su análisis, desarrollo e implementación en las tareas diarias para que estas cambien, pasando a ser lecciones aprendidas.

Si las lecciones aprendidas no se transfieran a los entornos de trabajo se pueden perder oportunidades de crecimiento empresarial y el aprovechamiento del conocimiento que generan nuestros trabajadores y que diferencian a nuestra empresa.

El 83% de las empresas anglosajonas (pioneras en este enfoque) están ya introduciendo las lecciones aprendidas, pero de ellas sólo ¼ lo hacen bien o de forma excelente, puesto que si no se hace bien podemos sufrir el efecto de “lecciones perdidas”. ¿Por qué?

Se debe a dos factores:

  • No se han identificado las acciones que intervienen en el proceso, es decir, la experiencia está ahí pero no se sabe qué hacer con ella.
  • Si no hay acción, si no se produce el cambio no se consigue aprendizaje. Es necesario conseguir cambios efectivos y eficaces para identificar el valor de estas actuaciones.

¿Cómo podemos documentar las lecciones?

Hay que estudiar el contexto, definir las expectativas, describir las acciones, identificar las causas o raíz que dan lugar a las acciones que se han identificado como replicables, redactar la lección y posibilitar su replicación. Una vez identificado el proceso de interiorización en el desarrollo de una actividad de la empresa es una metodología dinámica y motivadora.

Las lecciones abiertas deben cerrarse, deben validarse e implementarse en los procesos internos de la organización. Se tienen que explotar, es decir, que dejen de ser algo descriptivo o “piloto” para ser algo sistemático incorporado al “saber hacer” de la organización, al hacer conseguido:

  • extraer el máximo provecho de ellas y
  • evaluar las pruebas que nos indican que se ha producido el cambio.

El sistema de lecciones aprendidas promueve la innovación continua de la empresa, al producir contenidos de calidad, puesto que la gestión del conocimiento requiere del diseño de planes de implementación y creación de activos de conocimiento.

La prestigiosa consultora Knoco identifica 3 fases para establecer un sistema de aprendizaje de una lección:

  1. La identificación de la lección: revisar una actividad para identificar las acciones que han de ser aprendidas (reuniones 1 a 1, conferencias, y grupos de trabajo)
  2. La acción: “aprender de una experiencia” y/o “aprender a partir de una experiencia”
  3. La institucionalización: incorporar la práctica mejorada a los hábitos de trabajo de la organización.

Nos podemos preguntar ¿Cuáles serán los beneficios de la gestión de lecciones aprendidas para nuestra empresa?. Esteremos en disposición de

  • Identificar las señales débiles que son las que nos pueden alertar de que algo puede ocurrir y nos permitan iniciar acciones antes de que llegue la situación.
  • Mantenernos en estado de permanente aprendizaje en la empresa
  • Incorporar los nuevos procesos identificados a los planes y estrategias de formación.

Estaremos preparados para innovar de manera continuada, no solo innovaciones disruptivas, sino mejorando el día a día de la empresa.

Entre nuestros Servicios, Proyectos de Gestión del Aprendizaje, diseñamos e implantamos procedimientos de Gestión de las Lecciones Aprendidas que ayudan a identificarlas, discriminarlas, evaluarlas, procedimentalizarlas e implantarlas en las empresas.